Import dữ liệu - Import

Hỗ trợ import cho các modules: Leads (Học viên tiềm năng), Students (Học viên), Prospects

🙆‍♀️ Một số lưu ý:

1. Toàn bộ bảng tính excel phải có dạng Text.

2. Định dạng các trường về ngày tháng năm: chỉnh về định dạng yyyy.mm.dd

3. Định dạng trường map với email1: phải có đuôi @example.com

4. Người phụ trách: giá trị ở ô được map với Assign to user phải là tên đăng nhập của người dùng có trên hệ thống

Chú ý: Nếu một trong các điều kiện trên không được đảm bảo, hệ thống có thể gặp lỗi không import được hoặc khi tiến hành import sẽ bị dừng ở dòng bị lỗi.

Bước 1: Chọn module muốn thực hiện import dữ liệu, sau đó chọn Import.

Bước 2: Tải (upload) tệp chứa dữ liệu và chọn tệp muốn Import.

🙆‍♀️ Lưu ý: Chỉ chỗ trợ tệp định dạng xlsx

Bước 3: Sau khi tải tệp lên, giao diện như hình sau và chọn các tùy chọn thích hợp sau đó click Next.

🙆‍♀️ Lưu ý 1:

1. Chú ý số record (số dòng), kiểm tra xem đã đúng với số record có trong file xlsx hay chưa.

2. Chú ý Header và giá trị xem đã hiển thị đúng ch

🙆‍♀️ Lưu ý 2:

Import Action:

• Load New Records: Tạo các record mới

• Update existing Records: Cập nhật lại các record đã có trước đó

Import Template:

• none: mapping từng cột với từng giá trị bình thường

• select: chọn từ template (mẫu) đã lưu trước đó

• Save as: tạo một template mới (để tiết kiệm thời gian cho lần import sau). Nếu chọn tùy chọn này, hãy đặt tên cho template muốn tạo.

Bước 4: Sau đó tiến hành Mapping các trường dữ liệu thích hợp và lưu (Save as) mẫu đó để dùng cho các lần sau này, sau đó nhấn chọn Next.

✍️ Ghi chú:

Các dòng có chấm đỏ là các trường dữ liệu bắt buộc phải được mapping

• Trường Email => map với email1

• Tên đường + phường => map với primary_address_street

• Các trường địa chỉ khác => chọn tương ứng (tuy nhiên cần chọn các địa chỉ là primary...)

• Người phụ trách (nếu có) => map với assign_user_name (dữ liệu trong excel phải là username của người dùng trên hệ thống)

• Tên phụ huynh => map với parent_name

• Mối quan hệ với học viên => map với parent1 hoặc parent2 tương ứng.

Bước 5: Giao diện sẽ hiển thị thêm các giá trị cố định cho lần import này. Để thêm giá trị cố định (Fixed fields) ta thao tác: Add Fixed fields => chọn trường dữ liệu => Nhập dữ liệu cố định.

Ví dụ: Trong lần import này, tất cả các học viên đều chỉ có thông tin phụ huynh của mẹ (Mother) => Tức là parent1 sẽ mang giá trị Mẹ (Mother) ở tất cả các dòng dữ liệu. Như vậy, ta sẽ tiến hành thêm fixed fields (Giá trị cố định) là: parent1 điền giá trị là Mẹ (Mother). Tương tự như vậy, linh hoạt trong từng trường hợp bạn muốn.

✍️ Ghi chú:

Một lần có thể thêm nhiều giá trị cố định (fixed fields) tùy ý.

Bước 6: Chọn Next và chọn tùy chọn ghi nhận các trường hợp trùng (log duplicate) hoặc bỏ qua các dòng trùng nhau (Ignore duplicate). Sau đó nhấn chọn Import hệ thống sẽ tiến hành import dữ liệu từ tệp xlsx vào hệ thống.

Giao diện khi import thành công