Hóa đơn (Orders)

Các trạng thái của Hóa đơn

Tạo Hóa đơn

Cách 1: Tạo hóa đơn từ màn hình Hóa đơn (Orders)

Tại màn danh sách Hóa đơn, click chọn New để tạo hóa đơn. Chọn Học viên/Học viên tiềm năng cần tạo Hóa đơn, sau đó click Save and goto để lưu và đến màn hình chi tiết hóa đơn.

Cách 2: Tạo Hóa đơn từ màn hình Chi tiết học viên/học viên tiềm năng.

Bước 1: Tại màn hình chi tiết học viên hoặc chi tiết HV tiềm năng, mục Orders (Hóa đơn), click New để tạo hóa đơn.

Bước 2: Nhập các thông tin cần thiết sau đó chọn Save ang goto.

Chỉnh sửa hóa đơn

Bước 1: Đến màn hình chi tiết Hóa đơn, click vào Edit ở góc trên cùng bên phải để chỉnh sửa thông tin Hóa đơn.

Bước 2: Click Save để lưu lại thông tin.

Thêm sản phẩm vào hóa đơn

Bước 1: Tại màn hình chi tiết hóa đơn, chọn Add products (Thêm sản phẩm) để thêm các sản phẩm vào hóa đơn.

Bước 2: Tick chọn các sản phẩm cần thêm và click Select để tiếp tục.

Bước 3: Tại màn hình Chỉnh sửa thông tin sản phẩm, tiến hành nhập số lượng hoặc giá bán sản phẩm, cũng như chọn giảm giá (nếu có). Sau đó, click Save để lưu lại.

Lưu ý:

Giảm giá ở đây được hiểu là giảm giá riêng lẻ cho từng sản phẩm trong hóa đơn.

Chỉnh sửa thông tin từng sản phẩm trong hóa đơn

Bước 1: Tại màn hình chi tiết hóa đơn, chọn dòng muốn chỉnh sửa, click vào mũi tên đổ xuống và chọn Edit để chỉnh sửa lại số lượng, giá bán, giảm giá hoặc Delete để xóa sản phẩm khỏi hóa đơn.

Bước 2: Nếu chọn Edit, tiến hành chỉnh sửa các thông tin cần thiết là click Save để lưu.

Thêm giảm giá/khuyến mãi cho từng sản phẩm trong hóa đơn

Ví dụ: Khi khách hàng có hóa đơn gồm 3 sản phẩm A, B, C nhưng chỉ áp dụng khuyến mãi cho sản phẩm A (áp một hoặc nhiều khuyến mãi). Thực hiện như sau:

Bước 1: Sau bước Tạo hóa đơn mới, Thêm sản phẩm vào hóa đơn, tại bước điều chỉnh số lượng, giá bán, khuyến mãi, ta click vào biểu tượng Giảm giá/Khuyến mãi ở sản phẩm muốn thêm khuyến mãi tương ứng.

Trong hướng dẫn này, ví dụ muốn thêm giảm giá cho sản phẩm Mầm non song ngữ MI.

Bước 2: Các khuyến mãi khả dụng cho sản phẩm này sẽ được hiển thị sẵn. Tick chọn các khuyến mãi muốn áp dụng.

Lưu ý 1: Để cấu hình một khuyến mãi, giảm giá áp dụng được cho những sản phẩm nào, xem chi tiết tại đây.​

Lưu ý 2: Thứ tự áp dụng khuyến mãi là thứ tự mà người dùng click chọn. Ví dụ áp dụng 3 khuyến mãi là X,Y và Z => Click lần lượt X => Y => Z sẽ được hiểu là áp dụng khuyến mãi X, sau đó lũy tiến áp dụng Y, tiếp tục như vậy đến Z.

Bước 3: Click Select (Chọn) để lưu thông tin.

Thêm giảm giá/ voucher/ điểm tích lũy toàn hóa đơn

Thêm giảm giá toàn hóa đơn

Bước 1: Tại màn hình chi tiết Hóa đơn, click vào biểu tượng bên cạnh Discount (Giảm giá).

Bước 2: Tick chọn một hoặc nhiều giảm giá muốn áp dụng và click Select.

Thông tin giảm giá được cập nhật.

Thêm voucher

Bước 1: Tại màn hình chi tiết Hóa đơn, click vào biểu tượng bên cạnh Voucher.

Bước 2: Nhập mã voucher và click vào biểu tượng tìm kiếm để kiểm tra xem voucher khả dụng hay không và click Save để lưu lại.

Dùng điểm tích lũy

Bước 1: Tại màn hình chi tiết Hóa đơn, click vào biểu tượng bên cạnh Loyalty (Điểm tích lũy).

Bước 2: Nhập số điểm muốn sử dụng và Save.

Khấu trừ tiền đặt cọc/ số dư trước đó (nếu có)

Tại màn hình chi tiết Hóa đơn, nếu học viên có đặt cọc trước đó, hệ thống sẽ hiển thị số tiền đặt cọc. Click Apply ___ for this order để khấu trừ số tiền đã đặt cọc.

Xuất hóa đơn

Tại màn hình chi tiết hóa đơn, click vào mũi tên đổ xuống ở góc trên bên phải màn hình, sau đó chọn export.

Thu tiền cho hóa đơn

Để tiến hành thu tiền (thanh toán) cho một hóa đơn:

Bước 1: Vào màn hình chi tiết của hóa đơn muốn thanh toán

Bước 2: Tại tab Summary (Tổng quan), click vào Pay (Thanh toán), sau đó nhập các thông tin thanh toán và click Save (Lưu) để lưu lại.

Hệ thống sẽ tự động điền số tiền còn thiếu của Order (Hóa đơn).

• Trong trường hợp khách hàng thanh toán ít hơn số tiền tổng hóa đơn => Nhập chính xác số tiền khách hàng thanh toán. Lúc này Order (Hóa đơn) sẽ cập nhật trạng thái là Thanh toán một phần.

• Trong trường hợp khách hàng thanh toán (hoặc chuyển khoản) nhiều hơn số tiền tổng hóa đơn => Thực hiện nhập chính xác số tiền của tổng hóa đơn. Số dư còn lại tiến hành tạo Receipts (tiền cọc) cho học viên tương ứng.

  • Lưu ý: Nếu nhập số tiền lớn hơn số tiền tổng hóa đơn => Hệ thống sẽ KHÔNG ghi nhận khoảng tiền dư ra.

Màn hình nhập thông tin thanh toán (Receipt)

Receipt amount: Số tiền thanh toán

Expired date: Ngày thực tế nhận tiền

• Thông thường => Nhập ngày thu tiền

• Trong trường hợp phụ huynh hưa đóng vào ngày nhất định => Nhập ngày dự kiến thu

  • Lưu ý: Ngày dự kiến thu chỉ thể hiện ngày phụ huynh hứa sẽ đóng tiền (Nếu ngày dự kiến là một ngày trong tương lai, trạng thái của Receipt (Phiếu thu) sẽ là Unpaid (Chưa thanh toán), khi đến ngày thanh toán, tiến hành Pay (Thanh toán) cho Receipt).

• Method: Phương thức thanh toán