Học viên chính thức (Students)

Tạo học viên chính thức

Có 2 cách để tạo hồ sơ học viên:

  • Cách 1: Từ học viên tiềm năng chuyển lên học viên chính thức.

  • Cách 2: Tạo hồ sơ học viên chính thức hoàn toàn mới.

Chuyển từ học viên tiềm năng thành học viên chính thức

Bước 1: Truy cập vào hồ sơ học viên tiềm năng (Lead) cần chuyển đổi.

Bước 2: Tại góc phải bên trên màn hình, click vào mũi tên đổ xuống bên cạnh nút Edit (Chỉnh sửa), chọn Convert (Chuyển đổi thành học viên)

Bước 3: Tại màn hình Convert, nhập đầy đủ các thông tin bắt buộc và click Save (Lưu).

Bước 4: Hệ thống thông báo thành công và tự động mở hồ sơ học viên vừa được chuyển đổi

Trạng thái của Lead lúc này tự động cập nhật thành Convert (Đã chuyển đổi) và hồ sơ học viên vừa được tạo sẽ có trạng thái là Waiting for class (Chờ xếp lớp).

Tạo hồ sơ học viên chính thức mới

Bước 1: Truy cập vào modules Students (Học viên), chọn New (Tạo mới)

Bước 2: Nhập đầy đủ các thông tin và click Save (Lưu) hoặc Save and goto (Lưu và đến chi tiết).

Hồ sơ mới được tạo sẽ có trạng thái là Waiting for class (Chờ xếp lớp).

Thu tiền cọc cho Học viên (Students)

Bước 1: Truy cập vào module Receipts (Phiếu thu) và click New (Mới)

Bước 2: Chọn học viên cần thu tiền cọc và nhập các thông tin cần thiết, sau đó click Save (Lưu)

Thu học phí chính thức

Khi cần thu học phí chính thức cho học viên, tiến hành tạo Order (Hóa đơn) cho học viên đó. Xem chi tiết cách tạo hóa đơn tại đây.​

Nhắc nhở: Học phí chính thức chỉ được thu khi đã là học viên chính thức (Students). Nếu đang là học viên tiềm năng (Leads) tạo hóa đơn thu phí sẽ không thể xếp lớp được.

Tạm ngưng, hoãn học (Delay)

Bước 1: Truy cập vào màn hình chi tiết lớp (class) muốn thao tác

Bước 2: Trong mục Student situations, chọn học viên cần thực hiện và click vào mũi tên đổ xuống ở góc bên phải, chọn Delay (Tạm hoãn)

Bước 3: Ở màn hình delay, chọn ngày học viên muốn delay và lý do delay. Hệ thống sẽ tính toán số tiền còn lại (tính từ thời điểm delay) của học viên trong lớp này.

Ở bước này, tiến hành tick chọn các khoản dư sẽ được hoàn lại cho học viên về sau (Ví dụ tiếp tục dùng khoản dư này xếp vào lớp khác, chuyển khoản dư này cho anh/chị/em...)

Product: Khoản phí dư ra của học viên

Buy Quantity: Số lượng trước đây học viên đã mua

Receipt amount: Số tiền tương ứng với số lượng đã mua

Used amount: Số tiền học viên đã sử dụng trong quá trình học

Paid amount: Số tiền học viên đã thanh toán

Amount Refuned: Số tiền sẽ hoàn lại vào số dư cho học viên

Unpaid Amount: Số tiền học viên còn đang nợ (chưa thanh toán)

Bước 4: Click Save để lưu thông tin

Chuyển học phí (Transfer)

Chuyển tiền học phí từ bé A sang bé B. Để thực hiện chuyển tiền từ A sang B, A phải thanh toán các khoản phí muốn chuyển trước khi thực hiện thao tác chuyển tiền.

​

Bước 1: Truy cập vào module Students (Học viên), và chọn học viên muốn thực hiện chuyển phí

Bước 2: Ở màn hình chi tiết học viên, click vào mũi tên bên góc trên cùng bên phải, và chọn Transfer (Chuyển phí)

Bước 3: Ở màn hình chuyển phí, chọn Ngày chuyển, Học viên muốn chuyển đến và tick chọn phần phí muốn chuyển cho học viên B. Nhập các thông tin và click Save

Các thông tin ở hình trên mô tả:

  • Học viên 9/6 Ngọc chuyển tiền đến học viên An Nhiên

  • Ngày chuyển: 21.06.2021

  • Số dư chuyển đi (Product): Mindful Kids

  • Số tiền đã thanh toán (Paid Amount) tương ứng: 3.600.000 đồng

  • Số tiền khả dụng còn lại (Reain Amount): 3.600.000 đồng

  • Số tiền được phép chuyển đi (Amount Refunded): 3.600.000 đồng

Lưu ý: Khi tick chọn số dư chuyển đi, học viên B sẽ chỉ nhận đúng số tiền tương ứng chứ không phải nhận được khóa học. Nghĩa là: nếu tại thời điểm chuyển, học phí khóa Mindful Kids đã bị thay đổi thì số tiền học viên B nhận được cũng chỉ là 3.600.000 đồng, chứ không tương đương với khóa học Mindful Kids.

Bước 4: Sau khi thực hiện chuyển tiền, kiểm tra bên phía học viên B đã nhận được hay chưa bằng cách truy cập vào hồ sơ học viên B, tại tab Related (Liên quan), mục Balances (Số dư), chọn see all

Học viên B có thể dùng số tiền được chuyển tới này để khấu trừ cho các Order (Hóa đơn) của mình như một khoản Deposite (Đặt cọc)

Hoàn tiền (Refund)

Bước 1: Truy cập vào module Students (Học viên), và chọn học viên muốn thực hiện chuyển phí

Bước 2: Ở màn hình chi tiết học viên, click vào mũi tên bên góc trên cùng bên phải, và chọn Refund (Hoàn phí)

Bước 3: Tại màn hình Refund (Hoàn tiền), tiến hành nhập các thông tin cần thiết và chọn khoản dư muốn hoàn trả lại cho học viên

Hình trên thể hiện thông tin:

  • Ngày hoàn tiền: 21.06.2021

  • Số dư hoàn trả: Học phí Mầm non song ngữ 2

  • Số tiền khả dụng còn lại (Remain amount) tương ứng: 5.000.000

  • Số tiền đã thanh toán cho số dư tương ứng (Paid amount): 5.000.000

  • Số tiền có thể được hoàn trả (Amount refunded): 5.000.000

  • Charge fee (Phí khi hoàn trả tiền): 200.000

  • Số tiền thực tế hoàn trả: 4.800.000

Bước 4: Click Save và Comfirm để xác nhận hoàn tiền cho học viên

Bước 5: Sau khi hoàn tiền, để kiểm tra lại, vào hồ sơ học viên, tab Related (Liên quan), mục Balances (Số dư), sẽ phát sinh số dư loại Refund tương ứng với số tiền hoàn trả

PreviousPhân bổ HV Tiềm năng cho UsersNextCuộc gọi (Calls)

Last updated

Was this helpful?